Autor: Dr. Homero Hernández Amaro
INTRODUCCIÓN
Cada rancho tiene características particulares en cuanto a calidad de tierra, disponibilidad de agua, maquinaria y personal capacitado para la operación, por lo cual no existe receta administrativa que funcione para todos. Cada productor tiene que cuidar sus recursos para evitar un desorden económico. Lo que hemos visto es que para algunos productores es difícil definir la estrategia administrativa para prevenir desórdenes económicos. Para este caso, les aconsejamos hacer uso de presupuestos. Estos son una valiosa herramienta administrativa para proyectar la operación de la empresa en términos financieros.
Para la elaboración de presupuestos a los productores les puede servir la experiencia de llevar sus cuentas. Sin embargo, desconocen una metodología que sea simple y esté probada. Para ayudar a los productores hablaremos en este ensayo de algunos conceptos y procedimientos recomendados para desarrollar la tarea de construir e interpretar los presupuestos.
EL PROCESO DE PRESUPUESTAR
Para empezar, un presupuesto es un modelo y un modelo es una representación abstracta de una situación real. Los Administradores a menudo desarrollan modelos financieros de actividades que están desarrollando para mostrar los costos, ingresos, requerimientos de mano de obra y otros factores para tomar una acción o decisión. Es un hecho que también agricultores usan estos modelos financieros para analizar y explorar cómo es afectado el ingreso del rancho por cambios en precios de insumos, productos, cantidad de mano de obra, entre otros.
Los Presupuestos (modelos) pueden ser usados para seleccionar la mejor propuesta de un grupo de alternativas. Un presupuesto es un mecanismo que consiste en examinar los planes futuros de las empresas del rancho, estimando la rentabilidad de cada una de las alternativas. Un presupuesto indica solamente si el cambio es más rentable con la situación con la que es comparado. Por lo tanto, una serie de presupuestos (alternativas) permitirán al administrador encontrar aquella que sea la más rentable.
TIPOS DE PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de estructuras de presupuestos. Cada tipo se adapta a una clase particular de problema de planeación. Los más importantes tipos de presupuestos son: el presupuesto parcial, el presupuesto de empresa, de flujo de efectivo y el total o general del rancho.
- Presupuesto parcial del rancho
El presupuesto parcial es usado cuando no se necesita analizar el negocio completo. Generalmente, hay muchas partes del negocio que se mantienen constantes y por lo tanto no necesitan ser considerados cuando se analizan las consecuencias de una determinada decisión en particular. Un presupuesto parcial solamente contiene aquellos ingresos y gastos de los conceptos que cambiarán si la modificación surgida en el plan del rancho es implementada.
Un presupuesto parcial sistemáticamente organiza las preguntas relacionadas al propuesto cambio: ¿Cuánto más costo será incurrido? ¿Cuánto del ingreso será reducido? ¿Cuánto más ingreso será incrementado? ¿Qué gastos actuales serán reducidos o eliminados? Las primeras dos preguntas identifican los cambios que reducen ganancias, ya sea incrementando costos o reduciendo ingresos; mientras las otras dos preguntas reconocen los factores los cuales incrementan ganancias adicionales o por bajar costos de producción.
- Presupuesto de empresa
Los presupuestos de empresa son proyecciones de estimaciones de costos y retornos los cuales son generalmente estimados para la producción de un producto agrícola o ganadero. Cada presupuesto es desarrollado en base de la unidad de producción, sea ésta una hectárea o una cabeza de ganado. Los presupuestos de empresa son presentados y organizados en una variedad de formatos, pero estos típicamente contienen tres secciones: ingresos, costos variables y costos fijos.
Los ingresos se basan en los rendimientos y precios esperados e incluyen ingresos por productos primarios y secundarios, así como también de cualquier pago recibido del gobierno. Los costos variables corresponden a los fertilizantes, semillas, mano de obra, maquilas e intereses en capital operativo y varían con los niveles de producción. Por otro lado, los costos fijos son aquellos asociados con recursos ya comprometidos del negocio y que no varían con los niveles de producción. Estos típicamente incluyen depreciaciones, intereses de inversiones en construcción y maquinaria, impuestos sobre la propiedad e intereses de inversión en la tierra.
- Presupuesto de flujo de efectivo
El mayor propósito de un flujo de efectivo es el de proyectar los flujos hacia dentro y hacia fuera del negocio en algún determinado período. El presupuesto de flujo de efectivo es usado para evaluar la factibilidad de pago de un crédito y/o predecir si el flujo de efectivo será suficiente para mantener liquidez, tal como está proyectado por el presupuesto total del rancho o el presupuesto parcial.
Los presupuestos de flujo de efectivo, diferente a los presupuestos totales o parciales, considera principalmente el tiempo en que se dan los ingresos o los gastos. El presupuesto de flujo de efectivo enfatiza, cuando los ingresos y los gastos ocurrirán, así como también ¿qué y cuánto será? debido a que las opciones del rancho son estacionales la mayoría de los presupuestos de flujo de efectivo son hechos sobre la base de mes. Esto permite un más detallado análisis de los tiempos de los flujos de efectivo.
- Presupuesto general del rancho
Un presupuesto general del rancho consistente en incluir todos los gastos e ingresos del negocio durante un período en el tiempo. Este es preparado para analizar decisiones que tienen un impacto importante en el rancho cuando un nuevo plan está siendo desarrollado. Debido a que un presupuesto general del rancho es desarrollado para análisis de una alternativa, es necesario tener un formato de presupuesto fácil de manipular.
El ingreso total consiste en sumar el ingreso que cada empresa aporta al rancho. Los gastos del rancho son estimados en dos fases: Primero, costos variables por tipo de categoría (usualmente son estimados). Estos son los costos totales de semillas, alimentos, fertilizantes, y reparaciones, son calculados por cada empresa y sumados a través de empresas. Segundo, los costos fijos los cuales no varían con el nivel de producción (incluyendo depreciaciones, impuestos de la propiedad, e intereses) son estimados.
El ingreso neto del rancho es el resultado de substraer al ingreso bruto el total de costos (variables y fijos). Al ingreso neto del rancho falta restarle los costos de oportunidad (retorno que daría la segunda mejor alternativa de inversión) por poseer factores de producción y además de los costos adicionales del rancho. A este resultado se le llama retorno al riesgo de inversión.
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